Email đã và đã trở thành một phần luôn luôn phải có trong các công việc và tiếp xúc của mỗi người khi bước chân vào không gian công sở. Cách thức bạn giao tiếp qua thư điện tử sẽ bộc lộ cho đối tác khách hàng thấy được mức độ bài bản và chuyên nghiệp của bạn. Để có viết e-mail bài bản và chuyên nghiệp bạn phải biết những điều cơ bản nhất tiếp sau đây.

Đặt tiêu đề rõ ràng, dễ hiểu

Tiêu đề sẽ ra quyết định việc mọi cá nhân có mở email dõi theo ngay hay là không, bởi chỉ cần đọc tiêu đề là nhân tố nhận đã hiểu rõ được phần nào nội dung chính của lá thư.

Rất đa số chúng ta thường đánh giá rẻ tầm quan trọng của tiêu đề nên được đặt tiêu đề qua loa, hoặc là đôi khi không ghi rõ mục đích của lá thư. Ví dụ như đơn xin việc hay là xin thực tập nhưng lại không nói rõ chính bản thân đang ứng tuyển cho việc làm nào, bộ phận nà. Các tình huống thường gặp đấy là các dòng chữ cộc lốc “Hồ sơ xin việc” hay là “Nguyễn Thị A - Hồ sơ xin việc”. Bạn cần phải biết rằng một doanh nghiệp rất có khả năng tuyển rất nhiều công việc cho nên vì vậy họ cần phân chia ngay từ lúc nhận được e-mail chứ chưa phải mở từng CV ra dõi theo là việc làm nào rồi mới đánh dấu.

cho nên vì thế, hãy xem thêm kỹ thông tin tuyển dụng đọc có nhu cầu ghi tiêu đề theo cú pháp chi tiết không, còn nếu như không yêu cầu thì bạn hãy trình bày tiêu đề khá đầy đủ 3 yếu tố: Họ tên _Vị trí ứng tuyển_Ngày tháng.

>> Kỹ năng viết Email còn được chia thành rất nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như khi đi xin việc bạn phải biết email xin việc gửi HS xin việc, email phản hồi thư mời trao đổi, email sự cảm ơn sau buổi trao đổi,…Đừng lo lắng với những cẩm nang việc làm được trang vấn đáp việc làm ví trí số 1 https://vieclamtaihanoi.com.vn/ chia sẻ chúng ta cũng có thể dễ dàng vượt qua những thử thách này.


Địa chỉ e-mail thể hiện tôn trọng với những người nhận

Đây là vấn đề đặc biệt quan trọng nhưng lại thường ít được lưu ý. Dĩ nhiên, địa chỉ email ra sao là quyền riêng tư cá nhân của mọi cá nhân, nếu chỉ dùng để làm gọi điện liên lạc với bạn bè, người thân trong gia đình hoặc các mục đích riêng tư khác. Nhưng nếu là trong các việc, đây lại là một luận điểm khác.

Thử hình dung nếu bạn gửi mail về một Hợp Đồng quan trọng cho một khách hàng đối tác cũng vô cùng quan trọng, với văn phong cực kì tráng lệ, nhưng địa chỉ e-mail lại… rất là “trẻ con”, kiểu như một nhân vật cổ tích nào đó, hay một hoàng tử công chúa nào đó… luận điểm bạn gặp phải sẽ không dễ dàng và đơn giản một chút nào.

Một địa chỉ thư điện tử “nghiêm túc” sẽ mô tả tôn trọng của bạn với người nhận, và không dừng lại ở đó là giới thiệu nội dung bạn gửi đi không mang tính “đùa cợt”, tạo một sự tin tưởng hơn với người tìm hiểu.

chú ý là tên file CV hay là thư xin việc (cover letter) đính kèm của bạn cũng nên ghi theo cú pháp này và không có dấu để tiện nghi cho quá trình tàng trữ hồ sơ của nhà tuyển nhân sự.

Sử dụng các lời chào chuyên nghiệp

chớ có dùng các câu biểu cảm thường ngày hay những lời chào quá thân thiện tại nơi làm việc, ví dụ như "Hey" hoặc "Chào anh bạn"... Cao nhất là bạn nên đề cập đến tên người nhận trong thư điện tử, tuy nhiên, không được rút gọn tên thường gọi của chính họ, chẳng hạn hãy nói "Hi Michael" thay vì nói "Mike".

Trình bày gọn gàng và đầy đủ

thông thường, một e-mail gồm có 3 thành phần:

- Lời chào

- Nội dung chính

- Lời chúc/lời lời cảm ơn và ký tên

một vài lưu ý:

a. Với lời chào bạn phải nêu rõ là chào ai? Nếu như giả sử trong thư điện tử bạn có bao gồm nhiều hơn thế một người thì rất có thể là “Chào mọi người”. Trong trường hợp có nhiều bạn và mọi người bạn thích nói một thông điệp thì bạn có thể viết như sau:

b. Với nội dung chính, bạn đừng nên viết thành một “đoạn” lớn mà nên cách dòng ra thành những ý nhỏ. Mỗi đoạn là một trong những ý để truyền tải tâm lý của bạn tốt hơn tương tự như giúp người đọc nắm thông tin tốt hơn.

c. Luôn luôn dành thời giờ dò lại để tránh sai lỗi chính tả, sai lỗi bỏ dấu chấm, phẩy căn bản. Để biết thêm về nguyên tắc dùng dấu câu, những chúng ta có thể việc tìm kiếm trên mạng.

Những lưu ý khi đính kèm File

- Nên gửi các file có định dạng chung dễ mở cho tất-tần-tật máy tính. Sử dụng .Pdf , .Doc. Hay JPEG (đối với file ảnh).

- nếu có nhiều file và muốn nén lại thì cần sử dụng .zip không nên sử dụng .rar.

- hoàn thành không thiếu thốn nội dung file mới gửi kèm, đừng nên đã đính kèm rồi vẫn chỉnh sửa.

- chú ý lúc để tên file đính kèm: vấn đề đặt tên file cũng cần bảo đảm rõ ràng, ngắn gọn. Đừng nên viết tiếng Việt có dấu khi để tên file.

Tận dụng mục chữ ký e-mail (email signature)

Chữ ký cuối e-mail là mục luôn luôn phải có trong môi trường làm việc hiện đại thời buổi này. Trên thực chất, sự tín nhiệm của người nhận sẽ tăng lên gấp bội khi đọc một e-mail kết thúc bằng phần chữ ký rõ rệt chi tiết, cùng theo đó người nhận cũng dễ dàng liên lạc ngay lúc cần mà chưa phải tốn thì giờ việc tìm kiếm lại thông tin của bạn.

cho nên, một nội dung chữ ký hoàn chỉnh sẽ đáp ứng những thông tin cơ bản như họ tên vừa đủ, thông tin liên hệ, công việc, trường học/công ty… giúp người dõi theo đơn giản và dễ dàng “định vị” bạn là ai và từ đâu đến.

Khi tạo chữ ký, bạn cũng nên lưu ý đến phông chữ, màu sắc, form size, hình ảnh đính kèm… để bảo đảm nhân tố thẩm mĩ.

Đọc lại e-mail trước lúc gửi

Pachter chia sẻ rằng tùy thuộc vào người nhận mà rất có khả năng các bạn sẽ bị phán xét do những lỗi không đáng có trong e-mail gửi đến họ. Vì vậy, chớ có phụ thuộc vào những công cụ rà soát lỗi chính tả trên các phần mềm soạn thảo văn bản. Thay vì như vậy, hãy dành thời gian đọc lại một số lần thư điện tử trước khi gửi, thậm chí chúng ta có thể xem to.